3.1 Programma 1 | Inwoners, bestuur en veiligheid

In 2023 werken wij aan de herijking van onze dienstverlenings- en communicatievisie. De huidige visiedocumenten dateren uit 2017 en zijn vooral opgesteld met de herindeling in het vooruitzicht. Inmiddels  is het tijd voor vernieuwing. Nieuwe visies die richting geven aan de verdere ontwikkeling van onze dienstverlening en de vernieuwing van onze communicatie. De weg die wij in 2019 ingeslagen zijn wordt verder vervolgd. Beekdaelen maken we nog steeds samen: digitaal waar mogelijk en persoonlijk waar nodig. Er zijn echter ook nieuwe invloeden, nieuwe communicatiemiddelen en een groeiende behoefte aan een transparante overheid, waar we graag invulling aan willen geven.

 
Om deze nieuwe visies te realiseren worden concrete doelen voor implementatie in een uitvoeringsprogramma uitgewerkt. Deze wordt samen met de visiedocumenten eind 2023 ter vaststelling aan uwraad voorgelegd. De acties uit dit uitvoeringsprogramma kunnen financiële consequenties hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de implementatie van social media, een webcaresysteem (voor het beheren en beantwoorden van social media vragen), chatten met de gemeente, maar ook bijvoorbeeld het communicatiever maken en trainen van de medewerkers uit de organisatie. Een goede interne communicatie en samenwerking is immers een randvoorwaarde voor een goede externe dienstverlening naar onze inwoners

1. Na vaststelling van de Europese en Nederlandse wetgeving, vaststelling van het AI normenkader en uitvoering van de impactanalyse kunnen de gemeentelijke activiteiten en de financiële consequenties hiervan nader worden vastgesteld. 

2. Algoritmetoezicht
De overheid gebruikt steeds meer algoritmes om o.a. gegevensverwerking of andere menselijke handelingen in processen verder te automatiseren en hiermee de efficiency te vergroten. Dienstverlening of gegevensverwerking die met behulp van algoritmes is geautomatiseerd, moet dezelfde principes respecteren als alle andere dienstverlening door de gemeente Beekdaelen. Ze moeten mensen gelijk behandelen, de vrijheid en zeggenschap niet inperken, open en controleerbaar zijn en in dienst staan van de inwoner van gemeente Beekdaelen. Wij benadrukken het feit datbij de inzet van algoritmes mensen, hun grondrechten en publieke waarden centraal staan. Inwoners van Beekdaelen moeten toegang  hebben tot begrijpelijke en actuele informatie over hoe algoritmes hun leven kunnen beïnvloeden. Dat bevordert de overheid door meer openheid, duidelijke eisen en het toezicht op algoritmes. Het bijhouden van algoritmeregisters wordt een verplichting voor elke overheidsorganisatie. Via overheid.nl: https://algoritmes.overheid.nl/nl/algoritme is te zien welke (gemeentelijke) organisaties welke algoritmes hebben aangeleverd. 

Exponentiële groei én adaptie van technologie door burgers en bedrijven stellen nieuwe eisen aan de gemeente: wij moeten onze diensten goedkoop, snel, gemakkelijk, locatie- en tijdonafhankelijk aanbieden en onze inwoner in staat stellen zijn eigen zaken met de gemeente online te regelen en de dienstverlening te volgen. Inzet van nieuwe technologie en slimme inzet van data maken nieuwe manieren van dienstverlening en burgerparticipatie mogelijk. Zo maken bijv. sensoren in de openbare ruimte het beheer efficiënter, levert digitaal mobiel handhaven een efficiencywinst op en helpt augmented reality bij het visualiseren van nieuwe scenario’s en het uitwerken van potentieel beleid voor gebiedsontwikkeling. Leveranciers ontwikkelen hun applicaties steeds verder door en implementeren ook vernieuwingen, deels als gevolg van wet- en regelgeving, deels door toepassing van slimme technologie zoals algoritmes, zelflerende applicaties en chatbots die o.a. ondersteuning kunnen bieden bij digitale dienstverlening of bij beleidsontwikkeling. Op dit moment zijn de financiële consequenties nog onbekend. De financiële consequenties zijn deels afhankelijk van projecten en hiermee samenhangende implementatie van nieuwe toepassingen en applicaties (hierin maken wij zelf een keuze); deels inherent aan vernieuwingen die leveranciers in bestaande applicaties doorvoeren (hierin hebben wij zelf geen keuze). Op dit moment zijn de financiële consequenties nog onbekend. Op het moment dat vernieuwingen substantiële financiële consequenties hebben en aanvullende middelen nodig zijn, dan leggen wij hiervoor een concreet adviesvoorstel voor.   

Tegelijkertijd met de inzet van slimme technologie en datagedreven werken moeten we de privacy, informatieveiligheid en ethische belangen borgen. Bij elke rapportage/dashboard leggen we vast wat we willen weten (doelen en stuurgegevens), welke gegevens hiervoor nodig zijn en wie deze gegevens nodig heeft. Bij al onze oplossingen gaan we uit van privacy en security by design en privacy security by default: vanaf het ontwerp tot en met borging, gebruik en beheer houden we rekening met data-minimalisatie en dwingen we zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens af. We zorgen ervoor dat de rapportages/dashboards zo worden ingesteld dat persoonsgegevens standaard nooit openbaar zichtbaar zijn. We spreken spelregels af over het gebruik van rapportages/dashboards, data en algoritmes en documenteren en archiveren deze op de juiste wijze. Hierbij houden we rekening met de verschillende belangen en zijn we kritisch op de vraag wat verantwoord is vanuit het oogpunt van ethiek, privacy en informatieveiligheid. Ook scherpen wij onze maatregelen verder aan in lijn met de landelijke ontwikkelingen en normenkaders voor informatieveiligheid en privacy. Voor de DigiD audit voeren wij de verplichte nieuwe normen en aanvullende maatregelen in. Verder actualiseren wij het informatiebeveiligingsbeleid en maken wij een actueel uitvoeringsplan. Wij blijven het informatiebewustzijn via de e-learnings onder de aandacht brengen. Informatieveiligheid, privacy en ethiek zijn allemaal risicobeheer aspecten en gelden voor alle gemeentelijke business- en informatie ontwikkeltrajecten, raken alle vakafdelingen en kunnen grote risico’s veroorzaken. Gelet hierop wordt aandacht besteed aan het versterken van de alertheid en bewustzijn binnen onze organisatie.

De Omgevingswet bundelt regels voor ruimtelijke projecten, maakt samenwerking tussen partijen gemakkelijker en biedt ruimte voor burgerparticipatie en interactie. Na herhaaldelijk uitstel wordt de Omgevingswet op 1 januari 2024 ingevoerd. Vanwege technische problemen met het landelijk Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) konden ICT-leveranciers en gemeenten de ketentesten niet (behoorlijk) uitvoeren. Inmiddels zijn de belangrijkste issues opgelost en zijn ook wij volop aan de slag met ketentesten. Verdere aanpassingen in de gemeentelijke processen, ICT-applicaties en koppelingen zijn noodzakelijk om op tijd gereed te zijn voor de invoering van de Omgevingswet.

De huidige werkplekken op kantoor  zijn afgeschreven. Dit blijkt ook uit het aantal storingen. Hetzelfde geldt ook voor de laptops en de apparatuur in de vergaderruimten. De huidige werkplekvoorzieningen staan efficiënt (samen-)werken in de weg en zijn voor het beheer tijdrovend. Wij stellen nieuw beleid op voor de inzet van eigentijdse werkplekken. Hierbij houden we rekening met het gebruik van bestaande en nieuwe technologie, integratie van teams op de werkplek voor vergaderen en samenwerken. De werkplekken moeten voldoen aan de eisen om zonder beperkingen tijd-, plaats- en locatie-onafhankelijk te kunnen (samen-)werken. De meerkosten bedragen ruim 52 duizend euro. Eind 2023 leggen wij het nieuwe werkplekkenbeleid voor, waarbij uiteraard rekening wordt gehouden met de definitieve toekomstige huisvesting.

In 2021 heeft het college de startnotitie voor de invoering van datagedreven werken vastgesteld. In 2022 is als onderdeel van de organisatieontwikkeling de werkgroep “Procesverbetering en managementinformatie” aan de slag gegaan met een marktverkenning en pilots voor de invoering van datagedreven werken. Doelstellingen die de werkgroep heeft meegekregen zijn beter grip op kosten en kwaliteit, efficiency vergroting en gerichtere advisering. De marktverkenning hebben wij inmiddels afgerond. Deze was vooral gericht op het verkennen van de mogelijkheden voor ondersteuning en kennisoverdracht bij de invoering en borging van datagedreven werken én de invoering van een centraal dataplatform voor het combineren van data en maken/onderhouden van rapportages en dashboards. Tijdens de marktverkenning hebben wij geconstateerd dat aanbieders, producten, diensten en kosten verschillen en hierdoor lastig vergelijkbaar zijn. Momenteel zijn we bezig met de voorbereidingen voor een aanbesteding om te komen tot een partij die het beste bij ons past. Onze planning is erop gericht om deze aanbesteding nog voor de zomer te starten.

Randvoorwaarden voor een verantwoorde invoering van datagedreven werken zijn o.a.: borgen en bewaken van privacy, informatieveiligheid en ethische belangen, samenwerken aan datakwaliteit, spelregels afspreken over het gebruik van rapportages/dashboards, data en algoritmes en deze goed documenteren, rekening houden met de verschillende belangen bij het bepalen van doel en functionaliteit van de rapportages en dashboards, samenwerken (data-experts en vak medewerkers) aan een goede duiding en interpretatie van de uitkomsten en hierover het gesprek met elkaar voeren.  

In de meerjarenbegroting is reeds rekening gehouden met een eenmalig krediet van € 80.000 voor het uitvoeren van pilots en marktonderzoeken. Voor de uitbreiding van de dataplatforms verwachten wij een aanvullend bedrag nodig te hebben van 142,8 duizend euro. Na afronding van deze fase evalueren wij wat de vervolgstappen zijn en welke financiële consequenties hieraan zijn verbonden. 

Op dit moment wordt in samenwerking met de leerlingenraden van de basisscholen in Beekdaelen onderzocht hoe dit het best concreet kan worden ingevuld. Het initiatief kan bij de scholen en in de gemeenteraad op draagvlak rekenen. De verwachte kosten bedragen 5,0 duizend euro per jaar.