Met ingang van het verslagjaar 2023 wordt de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (‘college’) voor de financiële rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over
rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. Deze verklaring dient onderdeel uit te maken van de jaarrekening 2023.

Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording gaat het om de financiële beheershandelingen.

Met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording krijgt control binnen de gemeente Beekdaelen een andere dimensie. Van controle achteraf gaan wij meer naar de beheersbaarheid aan de voorkant. 

De traditionele interne controller aan de achterkant van het proces krijgt hiermee een andere rol. Deze wordt de ondersteuner en aanjager richting de afdelingen waar de processen worden uitgevoerd. Bij de uitvoerende afdelingen dient (zichtbaar) te worden gecontroleerd dat risico's worden beheerst in het proces. Om dit te bewerkstelligen en hiermee de rechtmatigheidsverantwoording een verantwoordelijkheid van de hele organisatie te maken, is einde 2023  een ondersteunende applicatie in productie genomen en is de aanwezige ingehuurde expertise ultimo 2023 vervangen door de werving van een vaste medewerker.

De ondersteunende applicatie maakt de beschreven werkwijze mogelijk en zorgt ervoor dat het gehele proces overzichtelijk, uitvoerbaar, controleerbaar en bestuurbaar blijft. Ook de rapportage richting management, college en raad (via de jaarrekening) wordt vanuit deze applicatie gevoed.

De interne controle gaat, zoals beschreven, meer van achteraf naar vooraf, waarbij altijd een deel van de controle achteraf benodigd zal zijn. Hiermee wordt de werking van de beheersmaatregelen aan de voorkant gecontroleerd en is dit ook een vereiste van onze accountant. 

De beheersbaarheid van de processen binnen de gemeentelijke organisatie krijgt met de rechtmatigheidsverantwoording een kwaliteitsimpuls, waarbij het (net zoals bij de invoering van de rechtmatigheidsverklaring door de accountant in 2004) tijd vergt voordat de kwaliteitsverbeteringen daadwerkelijk merkbaar zijn.